02 Jun LA FIRMA ELECTRÓNICA Y SUS BENEFICIOS PARA EL ÁREA DE RRHH
En el ámbito empresarial cada vez más se busca la idea de desarrollar ideas disruptivas, y en general, estas ideas vienen acompañadas de la tecnología. Por tanto, estamos ante una etapa en la que se está reconociendo más que nunca la importancia de contar con herramientas tecnológicas que ayuden las empresas a generar mayores y mejores resultados.
Una de estas herramientas es la firma electrónica. Hasta hace algunos años cuando se requería que un documento llevase una o varias firmas, la operativa consistía en imprimir el documento y estampar a mano las firmas necesarias. Este es un proceso incómodo, demorado, inseguro y caro, que dificulta notablemente el trabajo, más en las condiciones actuales con el auge del trabajo en remoto. Todos estos problemas están actualmente solucionados gracias a la firma electrónica, que además está respaldada por normativas que garantizan su legitimidad.
¿Qué es la firma electrónica?
Como primera anotación vale destacar que existe un amplio conjunto de autenticaciones electrónicas involucradas en el mismo grupo de las firmas electrónicas, como por ejemplo, los certificados digitales, la autenticación con log-in y contraseña (por ejemplo, para Internet banking) o la Autenticación social (con Redes Sociales).
No obstante, la firma electrónica representa el tipo de autenticación que sustituye a la firma manuscrita, y de hecho, es la forma más simple de autenticar un documento, ya que utiliza medios informáticos para completar una solicitación de consentimiento.
Una firma electrónica es una cadena de datos que se anexa a un mensaje electrónico a fin de garantizar su autenticidad, identificar al firmante (signatario) y enlazar el contenido a ese firmante (y de este modo, proteger al destinatario de ser rechazado por parte del remitente).
El Reglamento conocido como eIDAS, es el que establece el marco jurídico para los sistemas de identificación electrónica y los servicios de tercero de confianza aplicable en la Unión Europea, el cual identifica además tres modelos de firma electrónica: simple, avanzada y cualificada. Cada uno de estos modelos tendrá mayor o menor aplicabilidad para la empresa en función de la tecnología disponible y la fuerza legal que se necesite.
La firma electrónica para el área de Recursos Humanos
El área de Recursos Humanos, al ser una de las que más carga documental y transaccional maneja en la empresa, es de las que más se ven beneficiadas con la firma electrónica. Con esta solución se digitaliza y optimiza el proceso de firma de documentos desde reclutamiento hasta el offboarding, comenzando por el contrato laboral y terminando con la comunicación de fin de actividad o el Certificado de Empresa, y siempre con las máximas garantías legales.
Son muchas las ventajas, tanto de seguridad como operativas, de una firma electrónica frente a una manuscrita para este departamento, y no solo para la empresa, sino también para los empleados. Estos son algunos de los principales beneficios que perciben los profesionales de Recursos Humanos que trabajan con una solución de firma electrónica:
Mejora la experiencia de candidatos y empleados: Simplifica la firma de documentos administrativos para las nuevas contrataciones, con lo que la empresa se vuelve más receptiva y se agilizan los procesos de selección. Esto se traduce en menos tiempo de espera y menos incertidumbre para los candidatos, además, le aporta una imagen moderna e innovadora a la empresa.
Disminución del tiempo con el papeleo administrativo: Se simplifica y automatiza la gestión de contratos: creación, envío, seguimiento, archivo, etc., con lo cual los empelados ya no pierden el tiempo con tareas repetitivas y pueden dedicar su tiempo a tareas de mayor valor. Además, se evitan errores, pérdidas de documentos y retrasos en los procesos.
Reducción de costes del departamento: Con la firma electrónica se reducen los costes inherentes a la gestión documental. Se obtienen ahorros en el consumo de papel y tinta, mantenimiento de impresoras, envíos postales y suministros de oficina para archivar documentos.
Conciencia medioambiental: Adoptar medidas que contribuyan a disminuir el consumo de recursos, y que repercutan positivamente en el medioambiente, es un valor que cualquier candidato tiene en cuenta a la hora de decidir para qué empresa trabajar.
Mayor cobertura legal: La firma electrónica aporta mayor seguridad a los contratos que la firma tradicional. Ofrece una trazabilidad completa del proceso de firma gracias a la evidencia electrónica. Además, permite identificar al firmante y garantiza la integridad del documento.
Talentic cuenta en su catálogo con soluciones empresariales para ayudar a las empresas en sus procesos de transformación digital, y como no podía ser de otra manera, ofrece a sus clientes una solución de firma electrónica líder en el mercado: Signaturit.
Signaturit se diferencia de otras herramientas de firma electrónica porque ofrece una experiencia de usuario intuitiva, y sin necesidad de descargar o instalar un programa. Posee una flexibilidad que permite encontrar la solución que más se adapte a las necesidades de cada cliente, teniendo cobertura internacional y cumpliendo con las regulaciones más exigentes de la Unión Europea y de Estados Unidos. Además, nuestros equipos informáticos trabajan continuamente para ofrecer el servicio más vanguardista del sector, desarrollando tecnologías como Blockchain y Machine Learning y estudiando sus posibles aplicaciones en diferentes industrias.
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