28 Abr HERRAMIENTAS QUE TU EMPRESA NECESITA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS
Las empresas cada día le dan más importancia a la gestión de proyectos, ya que esta garantiza que lo que se está desarrollando está bien estructurado y proporciona un valor real a la compañía. Una excelente gestión de proyectos significa mucho más que cumplir con los plazos, el presupuesto y el alcance; esta une a los clientes y los equipos, marca un camino hacia el éxito y pone a todos en la misma página de lo que se necesita para conseguirlo.
Cuando los proyectos se gestionan correctamente, hay un impacto positivo que va más allá del entregable. Una buena gestión de proyectos le permite al equipo concentrarse en lo que realmente importa, evitando las distracciones que representan las tareas menos importantes. Además, contribuye a que se obtengan resultados que impacten de manera positiva a la empresa, y que muestren al empleado que está contribuyendo en la consecución de estos.
Como casi todas las áreas en la empresa, la gestión de proyectos se ha ido digitalizando debido a que se necesitan herramientas que le provean a los departamentos información en tiempo real. Somos conscientes de que para esta área el factor humano no puede faltar, pero si hay herramientas digitales que ayudan al Project Manager a identificar riesgos, aprender de experiencias y acciones anteriores, comunicarse internamente, entre otras muchas actividades del día a día de este profesional.
Son muchas las herramientas disponibles hoy en día que ayudan a ahorrar tiempo y esfuerzo a los equipos. Te dejamos una selección de las que pueden ayudar a tu empresa a realizar una gestión efectiva y sacar más partido de sus proyectos:
1. Comunicación Interna: Tener una plataforma de comunicación interna ayuda a que las personas de tu empresa estén conectadas y sea más fácil el intercambio de información. Los correos electrónicos ya se utilizan para comunicaciones más formales, porque para el trabajo del día a día es más productivo y eficaz tener herramientas como Teams, Zoom y Slack que incluyen mensajería instantánea y videoconferencias, como también Google Drive, Microsoft One Drive y Dropbox para compartir documentos en la nube.
Esto son temas vitales en estos tiempos que las empresas están usando modelos menos tradicionales como la deslocalización, haciendo posible la interconexión y el intercambio de información de forma instantánea entre personas separadas físicamente.
2. Gestión de Tareas: Tener herramientas para la organización de tareas, la priorización de estas, la autogestión de tiempo personal y la colaboración entre miembros del equipo ayudan a mejor la productividad. Herramientas como Asana, Monday, Trello y Wrike ayudan a visualizar lo que cada miembro debe hacer, cuando lo debe hacer y en qué estado de cumplimiento se encuentra cada tarea.
3. Programación de Proyectos: Tener herramientas para modelar cronogramas es vital para los responsables de proyecto ya que les permite tener una visión global de estos, de sus etapas y actividades, ayudándoles a llevar un mejor control. Además, estas herramientas facilitan la toma de decisiones ya que resulta más fácil identificar fallos en el transcurso del proyecto.
Algunas de las herramientas graficas más usadas para modelar diagramas Gantt y líneas de tiempo son Microsoft Project, ProjectLibre y Gantt Project.
4. Generación de Informes: La visualización de datos y la generación de informes es esencial para cualquier empresa. A través de una herramienta para la visualización de grandes volúmenes de información se pueden generar escenarios, hacer pronósticos y reportes de los proyectos. Estamos en una época donde la información es la clave para obtener una ventaja competitiva, y más importante, para tomar decisiones en base a datos reales que ayudan a mitigar los riesgos que cualquier proyecto pueda tener.
Lo importante no es tener mucha información sino saber qué hacer con esta, por eso son tan importantes las herramientas de Reporting para los Project Manager. Algunas de las herramientas especializadas en esta actividad son Qlik Sense, Microsoft Powe BI, y SAP Business Intelligence.
5. Administración de proyectos: Estas herramientas se ocupan de la administración de la cartera de proyectos, programas y portafolios. Resultan muy útiles para la planificación de los costes y la programación de todos los proyectos que pueda estar trabajando la empresa. Algunas de las herramientas más potentes para la gobernanza de proyectos son Microsoft Project Server, Oracle Primavera, y SAP Portafolio and Project Management.
Estos son algunos de los ejemplos de soluciones que se puede utilizar para la gestión de proyectos, pero existen muchos más que realizan funciones muy similares, y dependiendo de las características y necesidades de cada empresa serán más provechosas unas u otras. Lo cierto es que el uso de este tipo de herramientas será útil para cualquier proyecto que se esté desarrollando en tu empresa, y para la gestión exitosa de la misma.