07 Jul CÓMO MEJORAR LOS PROCESOS DE TU EMPRESA CON BPM

La gestión de procesos juega un papel fundamental en la transformación digital de la empresa para la formulación de estrategias de innovación y entrega de valor. Muchas compañías todavía creen que la transformación digital se trata estrictamente de la innovación humana y tecnológica, pero es la gestión de procesos la base para avanzar y convertir lo complejo en una ventaja competitiva. Una empresa que no incluya la gestión de procesos dentro su estrategia está expensa a desviar la atención de lo que realmente importa.

En este sentido, si hablamos de estrategias de negocio la piedra angular es cómo transformar y orientar los procesos para que sean eficientes y efectivos, independientes y flexibles, y que funcionen como un engranaje perfecto para ayudar a la empresa a lograr sus objetivos. La respuesta está en la Gestión de Procesos de Negocio, o BPM por sus siglas en inglés, una metodología centrada en alinear los procesos de la empresa con las necesidades del cliente.

¿Qué es BPM?

Antes de comenzar debemos aclarar que BPM no es una tecnología, aunque esta juega un importante papel cuando se implementa. BPM es una metodología, disciplina o enfoque de trabajo para el desarrollo de la compañía, que contribuye a aumentar la eficiencia y eficacia de los procesos, y optimizarlos para obtener altos estándares de calidad.

Esta metodología se basa en un conjunto de técnicas de gestión que permiten a las empresas conocer, analizar, gestionar, controlar y mejorar continuamente todos los flujos de procesos (de negocio, organizativos o de gestión), dentro y fuera de la organización.

Aunque este método de trabajo no es un tema novedoso, y es la evolución del modelo productivo que utilizaba la empresa japonesa Toyota en los años 80, con el paso del tiempo y la aparición de normas internacionales de buenas prácticas y calidad, ha logrado consolidarse como una solución para maximizar el performance del negocio en la organización.

¿Qué beneficios aporta a la empresa?

Implementar la metodología BPM en una compañía implica optimizar su propuesta de valor, al gestionar de forma eficiente los procesos se consigue más productividad y, por tanto, ser más competitivos. La principal ventaja es asociar procesos, personas y tecnología, pero implementar BPM es mucho más que eso, estos son algunos de los muchos beneficios que puede aportar a la empresa:

Incremento de la productividad y la eficiencia: Aporta estandarización a los procesos y se balancean las cargas de trabajo entre los miembros de los equipos, por tanto, los empleados cuentan con una hoja de ruta clara sobre cuáles son sus funciones y pueden concentrarse en realizarlas de forma más eficiente.

Rapidez en la toma de decisiones: se automatizan tareas y actividades, lo que permite disponer de información en tiempo real y a su vez mejorar la capacidad de respuesta por parte de la compañía.

Mejoras en la comunicación y la gestión: se centralizan las comunicaciones mejorando las interacciones tanto con los clientes como entre los miembros de la compañía, y se genera un mayor control administrativo y documental por lo que se reducen sustancialmente los costes operativos.

Seguridad: copias controladas, protección de datos, sistemas de permisos, monitorización, visibilidad y transparencia, son algunas de las máximas de esta metodología.

Crecimiento organizacional y calidad: al monitorear y medir el rendimiento de los procesos se optimizan los recursos de la organización, disminuyendo ineficiencias y fortaleciendo así los sistemas de calidad.

Alineación entre negocio y tecnología: permite adoptar la tecnología según los objetivos estratégicos que se hayan definido, integrando sistemas y datos y ayudando a la empresa a avanzar hacia la transformación digital.

¿Cómo implementar BPM?

Implementar una nueva metodología de trabajo como BPM implica un cambio importante para cualquier empresa, que necesita de un estudio y planificación previa, y de la participación de todas las personas que forman parte de la organización. Estos son los pasos imprescindibles para una correcta implementación de BPM:

• Definición de procesos: es la primera y una de las actividades más importantes. El objetivo es definir los procesos que más se alinean con los objetivos de la empresa, por lo que se requerirá de un análisis de la estrategia empresarial.
• Selección de la herramienta BPM: Las necesidades de cada empresa marcarán los criterios a tener en cuenta para la elección del software BPM a utilizar. Se deberán tener en cuenta los criterios tanto técnicos como no técnicos.
• Ejecución: en esta fase es donde entra en acción el cambio introducido por la adopción del modelo BPM, y deberá comprender ciertas acciones como la automatización de procesos, las integraciones necesarias para la compatibilización con otros sistemas, la monitorización de procesos con métricas y KPIs para evaluar los resultados y tomar medidas correctoras en caso de desviaciones o errores, entre otras.
• Optimización: es la fase final de la implementación y requiere realizar un análisis de resultados de esta que permita presentar propuestas con modificaciones que mejoren los procesos.

Adicionalmente, es importante destacar que todo el personal de la compañía debe estar capacitado para participar en las distintas acciones que les correspondan, por tanto, la formación en este sentido será una tarea transversal.

En definitiva, el BPM está cambiando la forma en que las empresas gestionan las operaciones para lograr una mayor flexibilidad, automatización y funcionalidad; las que conozcan y comprendan sus procesos y utilicen este conocimiento para implementar la mejora continua irán sin duda un paso por delante.